Häufig gestellte Fragen

In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen und Steuerdokumente grundsätzlich 6 Jahre. Für Handelsbücher und Bilanzunterlagen gilt sogar eine 10-jährige Frist. Das gilt sowohl für digitale als auch für Papierdokumente – die Behörden können bis zu 10 Jahre zurückgreifen, wenn Sie zur Betriebsprüfung aufgefordert werden.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”. Kurz gesagt: Wenn du deine Buchhaltung digital führst, musst du sicherstellen, dass deine Daten jederzeit nachvollziehbar, unverändert und abrufbar sind. Das bedeutet konkret: Deine Belege müssen ordnungsgemäß archiviert sein, und du brauchst ein System, das lückenlose Audit-Trails bietet.

Du brauchst: Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen), Belege für Ausgaben, Kontoauszüge, Lohnabrechnung, Steuererklärungen, Kassenbuch und Inventuren. Besonders wichtig sind Originalrechnungen von Lieferanten – kopiert ist nur okay, wenn die Originale dem Finanzamt vorgezeigt werden können. Bei digitalen Belegen reicht ein qualitätsgerechtes Bild oder PDF, solange es vollständig und lesbar ist.

Ja, aber mit Bedingungen. Du darfst Papierdokumente digitalisieren und die Originale vernichten, wenn das Scanning nach GoBD erfolgt ist – also mit hoher Auflösung, ohne Qualitätsverlust und mit dokumentiertem Prozess. Das Finanzamt will nachvollziehen können, wann und wie du das gemacht hast. Eine einfache Handy-Fotografie reicht nicht aus.

Das Finanzamt kann dir eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro pro Fall auferlegen – oder noch mehr, wenn es sich um schwere Verstöße handelt. Aber schlimmer ist oft: Wenn du Belege nicht vorlegen kannst, können Einkünfte geschätzt werden, was zu deutlich höheren Steuernachzahlungen führt. Deshalb ist ordnungsgemäße Dokumentation nicht nur Pflicht, sondern auch dein bester Schutz bei einer Betriebsprüfung.

Das hängt von deinem Umfang ab. Als Kleinunternehmer kannst du mit strukturierten Excel-Dateien und ordnungsgemäßem Papierarchiv starten. Sobald du aber regelmäßig viele Rechnungen hast, lohnt sich eine Buchhaltungssoftware – und die muss GoBD-konform sein. Das Gute: Viele Tools am Markt erfüllen diese Standards bereits, ohne dass du selbst teure Systemanpassungen vornehmen musst.