Aufbewahrungsfristen für Steuerdokumente
Übersicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten für Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen.
Mehr lesenSteuerdokumentation und Aufbewahrung in Deutschland
Verstehen Sie die wichtigsten Anforderungen zur ordnungsgemäßen Verwaltung und Archivierung von Steuerdokumenten
Die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung von Steuerdaten ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Teil der Geschäftssicherheit. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen und welche Best Practices Ihre Compliance vereinfachen.
6
Jahre Aufbewahrungsfrist
10
Jahre für Bücher & Unterlagen
30
Tage für Meldepflichten
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GoBD-Compliance und Buchführung
Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verstehen und praktisch umsetzen im Arbeitsalltag.
Mehr lesenWesentliche Anforderungen im Überblick
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert werden. Lückenlose Belegreihen sind erforderlich für die Nachvollziehbarkeit.
Richtigkeit
Die Inhalte müssen inhaltlich wahr und vollständig sein. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Zeitgerechte Erfassung
Belege sollten unmittelbar nach Entstehung des Geschäftsvorfalls aufbewahrt werden, spätestens bei der Buchung.
Ordnungsmäßigkeit
Eine sachliche Ordnung nach Geschäftsvorfällen oder Konten ist notwendig für eine fehlerfreie Steuerprüfung.
Dauerhaftigkeit
Unterlagen müssen lesbar bleiben und gegen Verfälschung gesichert sein, mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Berechtigung und Zugang
Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu sensiblen Steuerdaten haben. Datenschutz und Sicherheit sind wichtig.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Steuerdokumentation und Compliance
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen müssen in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gleichermaßen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder erhalten wurde.
Können Belege digital statt in Papierform archiviert werden?
Ja, digitale Archivierung ist zulässig. Sie müssen aber sicherstellen, dass die digitalen Dokumente den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung) entsprechen. Scans von Papierdokumenten sind erlaubt, müssen aber vollständig und unveränderbar gespeichert werden.
Welche Unterlagen gehören zur Betriebsstättendokumentation?
Die Betriebsstättendokumentation umfasst alle Unterlagen, die für die Geschäftstätigkeit relevant sind: Geschäftsbriefe, Verträge, Versicherungspolicen, Bankauszüge, Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie sämtliche Belege zu Einnahmen und Ausgaben.
Was passiert bei Nichtbeachtung der Aufbewahrungsfristen?
Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten kann zu Bußgeldern bis 5.000 Euro führen. Bei Betriebsprüfungen können fehlende Unterlagen zu Schätzungen der Einkünfte durch das Finanzamt führen, was oft zu höheren Steuernachzahlungen resultiert.
Sind Kassenbons und Quittungen dokumentationspflichtig?
Ja, auch Kassenbons und Quittungen müssen aufbewahrt werden. Bei Kassenvorgängen ist die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Für Geschäfte unter 150 Euro können Sammelbelege erstellt werden, aber jeder Einzelbeleg muss nachvollziehbar sein.
Wie dokumentiere ich Home-Office Ausgaben richtig?
Home-Office Kosten sollten durch Rechnungen und Verträge belegt werden. Separate Aufstellung nach Raum und Nutzung ist wichtig. Nachweise für Miete, Nebenkosten oder Zinsen sollten mit dem Anteil des Home-Office dokumentiert werden. Eine genaue Dokumentation der genutzten Fläche ist erforderlich.